Dans le cadre de la loi d'urgence liée à la pandémie de COVID-19 et aux contraintes sanitaires associées, conformément à l’article 1er du décret n° 2021-255 du 9 mars 2021 et aux dispositions de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, Forme et Loisirs Exincourt a organisé son Assemblée Générale 2021 par consultation écrite avec vote par correspondance auprès de ses adhérents.
Ce présent compte-rendu formalise le déroulement du processus de présentation et de consultation des adhérents.
- Officialisation de la décision
- Par courrier en date du vendredi 7 mai 2021, Forme et Loisirs Exincourt a officialisé le démarrage du processus de tenue de l'Assemblée Générale 2021 par consultation écrite.
- Détermination du Quorum de représentativité
- A la même date, le quorum de représentativité a été calculé à partir du nombre d'inscrits (81) soit 42.
- Questions ouvertes
- Les adhérents ont eu jusqu'au dimanche 16 mai 2021 minuit pour transmettre leurs questions et les sujets qu'ils souhaitaient voir abordés en AG. Aucune question n'a été transmise au Bureau.
- Consultations des adhérents
- Le vendredi 28 mai 2021, les adhérents ont reçu (ou ont eu accès à) une documentation à consulter comme support de présentation de l'Assemblée Générale 2021 :
- Le bilan d'activité du club (vidéo) : CLIQUEZ ICI
- Un document écrit regroupant les chapitres abordés en AG : texte du bilan d'activité, rapport moral de la Présidente, bilan financier : CLIQUEZ ICI
- Le formulaire d'approbation et de vote à retourner : CLIQUEZ ICI
- Les adhérents ont eu jusqu'au vendredi soir 11 juin 2021 pour exprimer leurs avis sur les interventions.
- Résultats consultations
- Le samedi 12 juin 2021 au matin, 53 retours (50 par mails et 3 pouvoirs) étaient enregistrés, soit un taux de réponse de 65,4 %. Le quorum était atteint, l'AG valide et les délibérations manuscrites recevables.
- Les documents mis à disposition des adhérents (Bilan d'activité du club, Rapport moral de la Présidente et Bilan financier) ont été approuvés à l'unanimité.
- Parole à la municipalité d'Exincourt : message de Sébastien Truchot (adjoint aux sports)
- Un grand bonjour à tous les adhérents de votre belle association FORME ET LOISIRS ; significative sur notre commune. Je ne reviendrai pas sur le contexte atypique très particulier que le monde traverse depuis désormais plus d’une année. Il semble que l’on entrevoit le bout du tunnel concernant cette pandémie… nous l’espérons. Le monde associatif n’échappe pas aux conséquences négatives de l’arrêt des activités. Comme vous avez pu le voir, nous avons travaillé et échangé efficacement avec Jean Claude et Françoise pour vous permettre de reprendre rapidement en extérieur sur nos structures communales. Félicitations pour le dynamisme entrevu au travers tous les acteurs que vous êtes lors des séances, un bravo à Françoise, Jean Claude, Brigitte et Céline. Vous pouvez compter sur l’accompagnement et le soutien de la municipalité et de moi-même. Tous et toutes à vos tenues, hormis la préparation du Corps de rêve pour la plage cet été , surtout ce qui nous a tous manqué : le plaisir de se retrouver ; la convivialité, la reprise tant attendue le bienfait psychologique et sociale de votre pratique sportive… Recevez tous et toutes mes sincères salutations sportives. Sébastien TRUCHOT
- Fin du processus d'élaboration de l'AG par consultation écrite
- Le présent compte-rendu clôt l'Assemblée Générale Ordinaire 2021 de Forme et Loisirs Exincourt.
CR visé par Françoise PALAZZINI - Présidente CR réalisé par J-C DUPRE - Secrétaire
Fait le 15/06/2021
