5. REPONSES AUX QUESTIONS POSÉES PAR ÉCRIT (JCD)
Monsieur Michel Vacelet nous a adressé 4 questions le lundi 5 mars. Je passe la parole à Jean-Claude, notre responsable communication, pour vous communiquer les réponses apportées.
Question n° 1 : "L'AG faite en mars (2/3 de la saison déjà effectuée) est pour moi mal placée. Je pense que faire l'assemblée en fin de saison sportive (juin) est plus adapté pour faire le bilan de la saison écoulée, ou début septembre à la reprise."
Réponse : Cette question est très intéressante, car elle met en avant le souci d'organisation que notre Bureau rencontre chaque année lorsqu'il faut définir la date de l'assemblée générale.
Notre expérience montre la difficulté à mobiliser les adhérents lorsque nous arrivons en fin de saison. Dès début mai, les séances de cours sont moins remplies et clairement, nous constatons une démobilisation chez les personnes qui commencent à avoir en ligne de mire l'arrivée de la période estivale avec ses chaleurs, ses ponts, ses congés et la pratique d'autres activités en extérieure. Dans cette période, le risque de programmer une assemblée est de se retrouver dans une situation où le quorum nécessaire à sa validité ne serait pas atteint.
Concernant la programmation d'une assemblée dès la rentrée de septembre, c'est le Bureau, qui n'est pas en mesure d'organiser un tel événement avec le niveau de préparation adéquat. En effet, de début septembre jusqu'à mi-novembre, toutes nos actions sont focalisées sur la mise en place de la nouvelle saison, avec une gestion des adhésions très chronophage, des modalités administratives à traiter et un suivi régulier du démarrage du nouveau dispositif de formation à assurer.
Le mois de décembre n'étant pas un mois propice pour organiser une AG, de nombreuses personnes ayant déjà en tête l'organisation des fêtes de noël, il ne nous reste qu'une fenêtre de tir viable comprise entre janvier et avril.
Mais heureusement pour nous, nous ne sommes pas un club présent dans l'univers de la compétition sportive avec des contraintes de calendriers comme l'organisation de championnats, ce qui nous laisse une certaine l'attitude pour organiser notre suivi de fonctionnement, en programmant une AG annuelle régulière dans un créneau conforme à nos besoins.
En 2017, l'AG a été programmée le 26 janvier.
Cette année, pour tenir compte des disponibilités des d'uns et des autres, elle a été planifiée le 9 mars. Mais cela ne nous a pas semblé problématique, car dans cette assemblée, comme vous avez pu le constater, nous souhaitions déjà éclairer la saison 2018-2019 et évoquer avec vous des informations en cours de consolidation.
Donc chaque année, nos AG seront à nouveau programmées entre janvier et avril selon les possibilités.
Question n° 2 : "Plus d'adhérent loisirs. Pourquoi ?"
Réponse : Une grande partie de la réponse a été exprimée par la Présidente tout à l'heure. Je me permets de vous faire remarquer également que l'argumentation est présente depuis que nous avons présenté les nouvelles grilles tarifaires dans la page "Tarifs" de notre site Internet.
Je rappellerai donc simplement que, dans notre contexte économique délicat et incertain à moyen terme, notre club a dû se recentrer sur ses fondamentaux, son cœur de métier qui est l'aérobic et le fitness.
C'est la pérennité du club qui est en jeu.
Que ferions-nous si la saison prochaine, nous enregistrerions 100 adhésions loisirs à 20 € et seulement 30 adhésions à nos séances de gym ? Nous aurions un effectif global de 130 adhérents, en théorie plutôt pas mal, mais ce serait la faillite immédiate.
Donc l'animation "loisirs" est un complément d'activité proposé aux adhérents gym en fonction des opportunités et des moyens, la gym étant le socle incontournable de notre association et non le contraire.
Question n° 3 : "Aucune activité loisirs proposée. Pourquoi ?"
Réponse : Comme nous l'avons dit tout à l'heure, cette saison est une saison de transition, où nous mettons tout en œuvre pour pérenniser notre activité gym.
La nécessaire restauration de nos finances pour appréhender avec sécurité la saison 2018-2019 nécessite une modération de nos dépenses, notamment en matière d'animation loisirs.
Je vais prendre 2 exemples.
En novembre, nous avons voulu lancer 2 animations : une soirée bowling et une sortie marché de noël à Strasbourg.
Pour le bowling en 2016, 39 adhérents s'étaient inscrits. Le prix de revient par tête de la soirée était de 23 € et une participation de 10 € était demandée aux adhérents. La dépense à la charge du club pour cette soirée était de l'ordre de 500 €. Sachant que le propriétaire du bowling des forges nous avait signalé qu'il ne pourrait plus nous proposer de tarif aussi préférentiel, nous nous sommes retournés vers le Star Bowl d'Audincourt.
Lorsque nous avons reçu les offres de prix, nous avons constaté qu'aucune prestation n'était inférieure à 35 € à périmètre constant. Notre dilemme : Combien d'adhérent serait d'accord de donner 20 € ou plus, par tête au lieu de 10 € l'année dernière, pour une soirée bowling ?
Sachant que le niveau de fréquentation était également un élément prépondérant sur les niveaux de tarification qui pouvaient monter jusqu'à plus de 40 € par personne, nous avons considéré qu'il n'était pas raisonnable d'engager cette dépense trop lourde pour le club.
Pour le marché de noël de Strasbourg. Le bus nous revenait à 1000 €, soit un coût de 20 € par personne pour un bus de 50 places. Si le club remplissait ce bus et prenait en charge 10 € par tête comme l'année précédente pour Colmar, la journée revenait à une dépense de 500 € pour l'association.
Après un rapide sondage, on s'est vite rendu compte que seulement une dizaine de personnes semblaient intéressées par cette sortie, et que beaucoup exprimaient des réserves. Peut-être une lassitude vis-à-vis des marchés de noël ?
Pour assurer le financement, il aurait fallu recourir à beaucoup trop d'invitations extérieures et ce n'est pas notre rôle d'aller à la pêche de "clients potentiels". Donc nous avons annulé cette animation trop risquée financièrement.
En fait, ce que l'on peut remarquer, c'est qu'actuellement, seules les "marches type populaires" permettent d'organiser des animations à moindre coût. Mais elles ne rencontrent pas toujours les succès escomptés, selon les conditions météo, les disponibilités et contraintes des uns et des autres : sur plus de 130 adhérents inscrits, les randonnées du lion ont réuni 11, puis 13 adultes et enfants du club. La randonnée bavanaise, 7 personnes ; la marche du Malsaucy et les lumières de noël heureusement mieux avec respectivement 19 et 23 adultes et enfants. La marche des lumières de noël de décembre 2017 a été annulée pour raison de mauvaise condition météo.
Heureusement pour le club, le fait de ne pas avoir réalisé de carte spécifiquement adhérent Loisirs ne nous a pas obligé de proposer des actions loisirs au-delà de ce que le club pouvait les financer.
Question n° 4 : "Plus de voyage proposé. Pourquoi ?"
Réponse : Les réponses précédentes répondent en grande partie à cette quatrième question, notamment sur la modération des dépenses décidées cette saison.
De plus, le sujet voyage 2017 a suscité beaucoup de questionnements de la part des bénéficiaires que de la part des organisateurs.
Pour les organisateurs, qui n'ont pas la prétention à se substituer à une agence de voyage, la mise en œuvre de ce voyage avec 36 personnes inscrites a représenté beaucoup de travail.
De plus, ce voyage a représenté une dépense de plus de 26000 € sous notre responsabilité, petit club de gym avec un budget annuel inférieur à 10000 €.
Par exemple, nous nous sommes rendu compte que le club, qui avait pris la responsabilité de transporter les 36 adhérents du voyage par bus jusqu'à Bâle, avait pris un énorme risque puisqu'aucune assurance ne couvrait un éventuel problème d'acheminement lors de ce transport.
Si nous avions raté l'avion parce que l'autoroute était coupée plusieurs heures, (comme cela s'est produit 2 fois ces 12 derniers mois), qu'aurions nous fait ? Nous rentrions chez nous sans rien dire ? ou en disant tant pis ou aurions-nous demandé à être remboursé ? Et par qui ? Pas par Marmara, qui nous prenait en charge qu'à partir de Bâle ; pas au transporteur de bus, car le contrat de ponctualité du car est indépendant des contraintes extérieures routières qui s'impose à lui (décision préfectorale, accident qui coupe la circulation) ; au club peut-être ? Impossible avec notre trésorerie de couvrir l'événement. D'où la sécurisation horaire que j'avais négociée avec l'autocariste. C'est un vaste sujet qui mérite mûres réflexions.
Le sujet voyage nécessite la même remise à plat que les sujets gym 2018-2019, sachant qu'il est évident qu'au niveau du club, les responsabilités doivent être explicitées et que l'aspect économique sera une des clés des décisions à venir.
