Vous trouverez ci-après les minutes de l'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE de FORME ET LOISIRS EXINCOURT qui s'est déroulée le 5 avril 2019 à 20H en salle 2 de la mairie d'Exincourt

Documents complémentaires disponibles en consultations en cliquant sur les textes suivants :

• Convocation
• Compte-rendu de l'Assemblée Générale 2019
• Ordre du jour imagé
• Vidéo présentée en séance
• Document statuts et règlements

Rappel de l'ordre du Jour :

1. Accueil des participants. Quorum : point sur l'émargement des listes (F. Palazzini). Si Quorum atteint.

2 Présentation de l'Ordre du Jour (F. Palazzini)

3. Bilan d'activité en images : de la saison 2017 - 2018 à la saison 2018 - 2019 (Vidéo)

4. Rapport moral du Président (F. Palazzini)

5. Bilan financier de la saison 2017 - 2018 + prévisionnel 2018 - 2019 (A. Cuenot)

6. Optimisation de la documentation, intégration des évolutions législatives. Documentation soumise à approbation de l'assemblée. (J-C Dupré)

7. Réponses aux questions diverses écrites avant le 26 mars (J-C Dupré)

8. Questions diverses de l'assemblée (Le Bureau)

9. Parole à la municipalité (Invités présents)

10. Pot de l'amitié (Toutes et tous)

A 19h30. Arrivée des adhérents et début des émargement du listing de présence et enregistrement des pouvoirs.

1. INTRODUCTION (Présidente Françoise)

20h. Début des interventions

Bonsoir à toutes et à tous. Merci d'être là.

Mesdames, mesdemoiselles, messieurs, chères adhérentes, chers adhérents, chers invités, permettez-moi de vous souhaiter la bienvenue ce vendredi 5 avril 2019 en cette salle 2 de la mairie d'Exincourt pour notre Assemblée Générale Ordinaire. Je remercie tout particulièrement nos invités d'honneur, qui accompagnent notre club depuis très longtemps : Monsieur Jean Cuynet maire d’Exincourt et Monsieur Louis Baudrey adjoint aux sports.

Chères toutes et chers tous, le bureau de Forme et Loisir Exincourt vous remercie vivement et très sincèrement pour votre présence ici ce soir. Les présences sont des réconforts, les absences désinvoltes sont démobilisatrices. Je salue également avec une pensée bienveillante les membres du club qui ont été dans l'impossibilité de se joindre à nous et qui nous ont prévenus pour leur absence. Je les remercie d'avoir utilisé leur délégation de pouvoirs auprès de personnes présentes ce soir.

Avant de déclarer l’ouverture de la séance, nous allons prendre quelques instants pour vérifier que le quorum nécessaire à la validité de cette assemblée est atteint. Je rappelle que la réunion doit se dérouler en présence d'un quorum égal à 50% du nombre d'adhérents majeurs du club de la saison en cours plus une voix, soit : 51 adhérents minimum présents ou représentés par délégation de pouvoir.

Résultats : 55 personnes présentes et 14 délégations de pouvoirs, soit 69 adhérents représentés.

A noter que ce résultat représente un taux de présentéisme de 67,7 %, que nous pouvons néanmoins considérer comme satisfaisant même si nous souhaiterions qu'il soit supérieur, ce résultat étant un taux intermédiaire correct entre les 63 % de 2017 et les 72,8 % de 2018. A noter également que 83,7% des adhérents à la GYM des matins sont représentés, alors que pour les adhérents à la GYM des soirs, le taux de représentation n'est que de 44, 4 %, montrant un certain désintéressement d'une partie de ses adhérents pour la marche du club. Il est vrai que nous avons été extrêmement déçus d'apprendre par "la bande" que certaines adhérentes avaient déclaré ne pas se sentir concernée par cette assemblée générale. Cet état de fait sera à prendre en compte pour les décisions que nous aurons à prendre sur le futur du club dans notre difficile contexte.

Le quorum étant atteint, je déclare ouverte l’Assemblée Générale ordinaire 2019 de FORME ET LOISIRS EXINCOURT.

2. PRÉSENTATION DE L’ORDRE DU JOUR (Présidente Françoise)

Après ces préalables : l'accueil des participants et la vérification du quorum de présence, je vais maintenant vous présenter l'ordre du jour de l'assemblée générale.

En premier lieu, nous allons regarder une vidéo d'une vingtaine de minutes imageant le bilan d'activité de notre association de 2017 à 2019. Ce panorama est le plus complet possible pour que nous puissions axer la suite des présentations sur les priorités.

Puis, partant d'éléments exposés dans le film je présenterai le traditionnel "Rapport Moral du Président", en insistant sur les messages clés qui ressortent du réalisé de la saison de transition 2017 – 2018, du prévisionnel attendu de la saison en cours dite "du changement" et des perspectives à retenir pour préparer la saison future 2019 – 2020. 

Ensuite je passerai la parole à Annie Cuenot, notre Trésorière, pour sa présentation des bilans financiers. Au passage, j’en profite pour remercier Mimi et Annie Garneret qui ont accepté cette année le rôle de vérificateurs des comptes.

Et je passerai la parole à Jean-Claude, notre responsable communication, qui parlera de la refonte de la gestion documentaire du club et des changements réalisés pour intégrer les récentes évolutions législatives. Votre approbation sera sollicitée au terme de la présentation.

Le point concernant les réponses aux questions posées par écrit ne sera pas traité, puisqu'aucune question écrite ne m'est parvenue dans le délai imparti. Enfin, nous vous passerons la parole pour que vous puissiez poser d'éventuelles questions.

Et nous laisserons s'exprimer les responsables de la municipalité pour recueillir leurs commentaires avant de terminer par un pot de l’amitié en clôture de séance. Avez-vous des remarques éventuelles ?

Présentation de la vidéo (point 3 de l'Ordre du Jour)

4. RAPPORT MORAL DU PRÉSIDENT (Présidente Françoise)

Ce panorama d'activités contient de très nombreuses informations. Certaines sont plaisantes, d'autres sont plus préoccupantes.

Commençons donc par le positif.

Tout d'abord, je veux évoquer quelque chose dont nous pouvons être fier. Je veux parler des 25 ans de Forme et Loisirs Exincourt. Car en effet, lorsqu'en 1994, quelques dissidents de la Sportive d'Audincourt ont décidé de fonder cette nouvelle association, ils étaient conscients de la lourdeur de la tâche qui les attendait, mais rien n'était acquis et tout était à construire. Avec une pensée particulière pour Gérard Abellaneda, père fondateur et premier président de l'association, avec tous les acteurs de la première heure et toutes les chevilles ouvrières qui se sont investis dans la création et dans la vie du club, Forme et Loisirs Exincourt est né, a prospéré et vit toujours et encore aujourd'hui, ce qui est une grande satisfaction. Nous pouvons être fiers du travail accompli, du chemin parcouru et du fait que nous sommes encore présents et actifs aujourd'hui au sein du paysage associatif de la ville d'Exincourt. Oui, un très bon anniversaire à notre cher club et nos meilleurs vœux pour la suite. D'ailleurs, il faudra bien que nous en parlions tout à l'heure de cette suite. Faire vivre un club est une chose, le pérenniser en est une autre. Certains diront : "ça s'arrose" et je répondrai "oui", mais je ne suis pas encore en mesure de dire comment, car vous avez pu vous apercevoir que quelques préoccupations troublent notre quiétude.

Je rappelle que ce bureau est à renouveler en 2020. Ce sera l'occasion pour vous, si vous le souhaitez de vous engager dans le fonctionnement du club en faisant acte de candidature le moment venu. Pour votre information, je ne me représenterai pas au poste de Président. Tous les candidats potentiels qui souhaiteront s'investir dans l'administration de l'association seront les bienvenus. Nous avons quelques mois devant nous pour y réfléchir et nous y préparer. J'en profite pour remercier les acteurs incontournables d'aujourd'hui qui offrent de leur temps pour que vive notre association, je pense en particuliers aux membres du bureau et à tous les bénévoles qui apportent leur concours dans diverses activités. Plus que jamais, nous avons besoin de toutes les bonnes volontés. Je remercie également la municipalité d’Exincourt pour son soutien constant à la marche du club.

En regardant les 20 minutes de vidéo qui résument l'ensemble des activités de gymnastiques dispensées chaque semaine, je dois dire que mon deuxième sujet de satisfaction est la grande variété de contenus pédagogiques dispensés durant les différents cours que Forme et Loisirs Exincourt est en mesure de proposer à ses adhérents.

Je suis très satisfait du niveau de qualité des cours assurés par nos deux monitrices salariées, Brigitte qui travaille avec nous depuis plusieurs saisons et Céline, qui nous a rejoint cette année. Ces monitrices maîtrisent parfaitement leur sujet et font preuve d'une compétence indéniable, d'un enthousiasme communicatif, d'une tonicité qui fait plaisir à voir. On peut dire que Forme et Loisirs Exincourt propose de belles prestations de gymnastiques très variées, couvrant un large éventail de besoins et de capacités. Et le soir, ça bouge. Tant mieux ! Il faut le faire savoir et valoriser nos atouts.

Mon grand regret est d'avoir dû suspendre les séances de country faute d'un nombre d'adhérent suffisant pour faire vivre ce cours. Je remercie et félicite Roland, notre prof de country, qui a excellé dans ce rôle ces saisons dernières.

Pour le volet Loisirs, ma satisfaction s'exprime au travers des agréables moments partagés avec les quelques volontaires qui se sont associés à nos animations, certes peut-être trop modestes pour certains, mais conformes à nos capacités de l'instant. Cela a toujours été un plaisir pour moi pour nous retrouver en dehors du contexte de la gym pour marcher, jouer, manger, danser et rire avec vous, qui avez daigné participer à nos activités. Que de bons moments passés en votre compagnie. Ces petits moments font du bien à la tête. Rappelons-nous la citation d'Homère le célèbre poète grecque : La santé, c'est un esprit sain dans un corps sain.

Maintenant, nous allons parler de nos préoccupations.

Lors de la dernière Assemblée Générale, nous avions évoqué la saison 2017 2018, comme une saison de transition nécessaire à la préservation de nos ressources financières afin de sécuriser le réalisé de la saison 2018 2019, une saison de changement, qui voyait la mise en œuvre d'une nouvelle organisation avec deux monitrices salariées, coïncidant avec mon retrait progressif de mon activité de monitrice. Pour mémoire, en juillet 2018, je signais un engagement avec le "Groupement d'Employeurs Profession Sport Loisirs de Franche-Comté" pour 2 contrats employeurs pour un montant de l'ordre de 7000 €.

Nous avions évoqué également la récente évolution des tarifs, les déficits chroniques à endiguer et l'impérieuse nécessité de mettre en place des économies en nous recentrant sur notre activité principale : la gym. Ainsi nous avons ramené le déficit de notre saison de transition à 788 €, nous permettant de débuter la saison actuelle avec 5400 € en caisse. La saison en cours était donc sécurisée.

Mais comme vous avez pu le constater dans la présentation, la diminution des recettes inhérentes à la baisse des effectifs depuis deux saisons, un niveau qui s'établit à une centaine de personnes, associée à une hause de nos dépenses salariales, nous amènent à réaliser une prévision de résultat de fin de saison de l'ordre de "- 1600 €", déficit que nous sommes encore en mesure d'assumer, mais qui présente une dégradation de trésorerie à un seuil très bas inférieur à 4000 €, niveau menaçant pour la solvabilité future du club. Donc la situation est très préoccupante.

Il nous faut donc agir pour essayer de revenir à un niveau d'adhérent conforme à notre objectif de 120 personnes, en insistant sur le fait qu'il est absolument indispensable de regagner des adhérents pour les gyms du soir. Pour mémoire, l'année dernière nous avions dit qu'il faudrait 60 adhésions à la "gym" du soir pour financer la nouvelle organisation et nous sommes tombés à 44.

En même temps, il faut réfléchir sur nos niveaux de dépenses et évaluer ce que nous sommes en mesure de continuer à financer ou pas. Nous devons également regarder la possibilité d'organiser des actions d'autofinancement rémunératrices, même si nous savons que cela devient de plus en plus difficile de mobiliser les gens.

Pour la saison 2019 2020 qui se profile à l'horizon, il est fondamental de consolider nos acquis et de progresser sur nos faiblesses.

Il faut très vite évaluer avec nos adhérents leurs intentions futures en matière d'adhésion. Il faut certainement faire plus de publicité lors du lancement de la prochaine saison et mieux se faire connaître sur les réseaux sociaux. Il y a beaucoup de concurrence mais notre offre de formation n'a pas à rougir de son contenu. Je pense que nous sommes compétitifs, nous présentons un excellent rapport qualité prix. A nous de le faire savoir, et si vous êtes d'accord, merci de parler de nous auprès de vos proches, de vos amis ou de vos contacts. Nous avons des atouts que nous devons valoriser. Vous pouvez nous aider.

Il faut réévaluer nos besoins en matière d'offres de cours, notamment en scrutant les fréquentations. Pour cette saison, nous avons dû stopper le cours de country, hélas infinançable. Demain que devons-nous faire ? A réfléchir. Il faut trouver également une meilleure adéquation entre tarification et prestation selon le présentéisme des adhérents.

L'année dernière, j'avais terminé en disant que : Si tout va bien, pour la saison 2018 2019, nous serons 4 moniteurs, dont deux salariés, avec un objectif minimal de 60 adhérents "gym" du soir, 50 "gym" du matin, 12 pour le cours de country, soit un total de 122 adhérents. C'était un vrai challenge à relever."

Hormis la gym du matin, nous n'avons pas atteint nos objectifs. Il est donc impératif que nous fassions mieux si nous voulons que notre club poursuive ses activités et ne soit contraint à déposer son bilan.  

2017 2018 a été la saison de transition. 2018 2019 est la saison du changement. Faisons-en sorte que 2019 2020, soit la saison de la restauration et de la consolidation. Il faut que nous sortions renforcés de cette épreuve. Je compte sur votre soutien dans ces moments difficiles.

Je vous remercie pour votre attention.

5. BILAN FINANCIER (Trésorière Annie Cuenot)

Françoise : "Je passe maintenant la parole à Annie, notre trésorière, qui va vous présenter le bilan financier de la Saison 2017 – 2018 et aborder le prévisionnel 2018 – 2019".

Annie : "Les comptes ont été vérifiés et validés par Annie Garneret et par Mimi Sachet. Aucune anomalie n'a été détectée. Le comité tient à les remercier vivement pour le temps passé à cette vérification. Le sujet étant central dans cette assemblée générale, vous avez déjà entendu certaines informations que je me dois de mentionner à nouveau.

Pour la saison 2017-2018, les recettes se sont élevées à 10 036 euros, alors que les dépenses ont représenté un montant de 10 823 euros, nous amenant à un compte de résultat déficitaire de 787 €. Cette perte limitée par rapport aux exercices des années précédentes est le résultat des mesures présentées lors de la dernière Assemblée Générale devant les dérives négatives, inquiétantes et récurrentes de notre trésorerie. Comme nous l'avons déjà évoqué, cette baisse du déficit vient en partie de la réduction du financement des activités loisirs adossée à des mesures d'économie visant à limiter nos charges dans tous les domaines de dépense. Même si nous savons bien qu'avec des "SI", nous pourrions refaire le monde, il est évident que "si" nous avions tenu notre objectif en nombre d'adhérents et en particulier en gym du soir, nos comptes seraient certainement à l'équilibre... Cela ne coûte rien de le dire, même si cela ne change en rien la situation.

Comme il a été dit, la saison en cours est une année de changement d’organisation. Nous avons signé un contrat pour l'emploi de 2 salariés. Ce qui veut dire une augmentation des dépenses salariales. Notons également que le nombre d'adhérents n'atteint toujours pas notre objectif. De plus, les licences du soir ont chuté brutalement, passant de 80% de l'effectif total à moins de 50%. Nos recettes ont donc encore été diminuées pour ces deux raisons. Avec cette baisse de recettes et l'augmentation des dépenses, on évalue une perte prévisionnelle de 1600 € pour la saison en cours, dégradant encore notre trésorerie, la rapprochant dangereusement de la zone rouge de non-solvabilité.

Depuis le début de la saison, nous sommes particulièrement vigilant à ne dépenser que ce qui est indispensable au fonctionnement du club, en coupant par exemple les dépenses impossibles à financer comme les cours de country que nous avons arrêté faute de participant, en diminuant drastiquement les dépenses de représentation comme celle de l'assemblée générale, tout en essayant de conserver un filet de financement pour soutenir les animations loisirs.

Au vu du résultat prévisionnel, nous devons être encore plus vigilant en adoptant et en nous tenant à un plan d'économie responsable avec des actions concrètes pour remonter la situation. Nous avons du pain sur la planche !

Merci pour votre attention"

6. GESTION DOCUMENTAIRE (JCD)

Françoise : "Je passe maintenant la parole à Jean-Claude, notre responsable communication, qui va vous présenter ses travaux sur l'optimisation de la documentation et l'intégration des dernières évolutions législatives. Au terme de la présentation, le document sera soumis à l'approbation de l'assemblée."

Jean-Claude : "Avant toute chose, je vous prie de bien vouloir me pardonner pour le côté rébarbatif du sujet. Mais ce volet du fonctionnement d'une association est très important du point de vue de la législation. Pour être en conformité avec la loi, je vais me contenter de lire 3 pages sélectionnées du document de 12 pages, qui représentent l'action menée et l'intégration des nouvelles législations. La copie numérique du document a été publiée sur Internet avec la convocation à l'assemblée générale afin que vous puissiez en prendre connaissance. Je vais essayer d'aller vite"

"Les dispositions décrites dans les statuts de l'association Forme et Loisirs Exincourt ont été mises en place à partir du 25 avril 1994 à la naissance du club. Le 30 octobre 1995, ces statuts (contenant 24 articles) ont été aménagés en vue de leurs publications au Journal Officiel du 6 décembre 1995, officialisant règlementairement la création du club. Forme et Loisirs Exincourt a ensuite ajouté à ses statuts un document appelé "Règlement de l'association" (composé de 19 articles) précisant les règles de fonctionnement de l'association. La dernière mise à jour de ce document est datée du 12 novembre 2003. En parallèle, un troisième document dit "Règlement Intérieur" a vu le jour, complétant ainsi le dispositif de règlementation du club. Le nombre de chapitre de ce document a évolué avec le temps pour suivre les évolutions conjoncturelles et structurelles rencontrées au fil des années par l'association. Progressivement les "Règles de fonctionnement" cessèrent d'être actualisées au profit du "Règlement intérieur" qui fera l'objet d'aménagements quasi annuels.

Pour avoir une vision complète et exhaustive des données inscrites dans la règlementation, il fallait donc prendre connaissance de ces trois documents différents. Comme on peut l'imaginer, le constat était que des informations pouvaient être redondantes ou parfois non concordantes. De plus, en tenant compte des dates d'actualisations des documentations, les informations disponibles n'étaient plus forcément d'actualité ou ne semblaient pas ou plus répondre aux exigences actuelles des réglementations. 

Depuis la création du club en 1994 avec l'élaboration de ses premiers "statuts", la dernière actualisation de ses "règles de fonctionnement" en 2003 et les évolutions annuelles de son "règlement intérieur", à la lecture de ces multiples textes, force est de constater que l'ensemble de ces réglementation ne correspondent pas (ou plus) à l'association Forme et Loisirs Exincourt, telle que nous la connaissons aujourd'hui, notamment si nous prenons en compte son dimensionnement en matière de baisse du nombre d'adhérents et d'acteurs impliquées dans le fonctionnement du club au quotidien et de ses périmètres d'activités.

Ainsi, ces importantes évolutions structurelles requièrent de notre part une remise au net de notre documentation réglementaire, c’est-à-dire revoir cet ensemble de documents : les "statuts", les "règles de fonctionnement" et le "règlement intérieur", dont la dernière actualisation date du 16/06/2017. C'est pourquoi, dans un souci de simplifier notre gestion documentaire, et en utilisant cette mise à niveau pour finaliser notre mise en conformité avec les évolutions des législations nationales et européennes, par ce présent document, nous vous proposons de découvrir la refondation de notre processus de réglementation, que nous avons voulu consolider en deux documents distincts, qui deviennent nos documents de référence :

• Les "Statuts" actualisés qui intègrent dorénavant les éléments déterminants des "Règles de fonctionnement" en date 2003, qui sont toujours d'actualité,

• Le "Règlement Intérieur" actualisé, qui intègre aussi les nouvelles contraintes législatives appliquées au code des associations et qui doit suivre les évolutions structurelles et conjoncturelles de l'association.

La réglementation globale qui régit le club est ainsi regroupée dans deux documents de référence : Les Statuts et le règlement Intérieur.

Nota : Conformément à nos statuts, les adjonctions au présent règlement peuvent se faire chaque année à la demande du bureau ou du comité directeur. Tous les cas non prévus ou non clairement explicités dans les statuts seront tranchés par le bureau. Le présent document, qui synthétise le contenu de nos statuts et les règles de fonctionnement de l'association adaptés au contexte d'activité présent, est consultable et téléchargeable sur le Site Internet de l'association. Un exemplaire est disponible à la consultation au secrétariat du club. Il est applicable par tous les membres de l'association, lesquels ne peuvent être sensés l'ignorer."

Jean-Claude : "Maintenant je vais vous lire 2 articles nouveaux qui nous mettent en conformité avec les exigences législatives nationales et européennes."

Article 3.3.5. Communication et droit à l'image

Forme et Loisirs Exincourt s’est doté d’un Site Internet (forme-et-loisirs.e-monsite.com) destiné à assurer la communication du club, sa diffusion d'informations et sa promotion vers l’extérieur. Pour limiter une diffusion non contrôlée sur Internet des photographies réalisées dans le cadre des activités sportives du club, le site ne contient pas de "Galerie Photos". Seules sont publiées quelques compositions photographiques illustratives destinées à agrémenter les publications. Néanmoins, les photographies prises lors des entraînements ou lors des animations de l'association sont consultables sur un serveur sécurisé à la demande exclusive des adhérents intéressés, qui promettent de fait à ne les utiliser que pour leurs usages personnels.

Pour accéder à ces photos, l'adhérent adresse une demande écrite par mail au responsable de l'association. En retour, il reçoit un lien et un code d'accès temporaire qu'il utilisera pour visualiser (ou télécharger au besoin) les images qui l'intéressent. Il s'engage à n'utiliser ce lien que pour son usage strictement personnel et à ne pas le rediffuser à des tiers. De même, il s'engage à ne pas utiliser les photos récupérées, dont la propriété intellectuelle appartient au club, sur les réseaux sociaux ou dans ses publications sans accord préalable.

Notre site Internet doit être le reflet tourné vers l'extérieur des actualités et des activités qui ponctuent la vie de notre club. Ainsi, pour que ce dernier soit vivant et à jour, des séances de prise de vues peuvent être organisées en cours de saison lors des cours de gym ou durant nos activités de loisir.

Mais il faut retenir que l'emploi des photographies prises à ces occasions est exclusivement réservé :

• à la communication interne du club, entre les adhérents, pour les photos originales publiées sur le serveur du club, seulement consultables par les personnes qui en auront fait la demande d'accès auprès du bureau du club,

• ou pour illustrer les comptes-rendus d'activités du club sur le site internet, mais dans ce cas, ne sont publiées que des compositions photographiques de petits formats et de faibles définition (env. 100 Ko) ; majoritairement des photos de groupes rendant quasiment impossible les identifications individuelles de personnes en dehors des connaissances des membres de l'association, ou des paysages.

Pour être en phase avec la notion de "Droit à l'image", Forme et Loisirs Exincourt considère que l'inscription au club contractualisée par la signature du bulletin d'inscription vaut "accord tacite" de la part de l'adhérent de son acceptation à participer à ces séances photos pour l'usage strict des clichés comme explicité précédemment. Pour illustrer le savoir-faire du club, des publications de vidéo complètent le dispositif de communication. Des prises de vues peuvent être décidées par l'association pour promouvoir et illustrer ses activités. Les adhérents en sont préalablement informés. Il fait avoir à l'esprit que Forme et Loisirs Exincourt est un mouvement associatif qui a besoin d'une participation active de chacun de ses adhérents pour se faire connaître. Donc chaque adhérent est un acteur potentiel de sa communication, qui est un moyen important pour pérenniser l'existence de l'association. Nous ne sommes pas une entreprise commerciale et nos actions n'ont aucune vocation lucrative.

Article 3.3.6. Protection des données personnelles

Le Règlement Général sur la Protection des Données (R.G.P.D) est le nouveau texte de référence Européen en matière de protection des données personnelles. D'une façon générale, ce texte mentionne que la gestion des données personnelles doit se faire avec l'approbation de la personne et que ces personnes doivent pouvoir contrôler leurs données avec un droit de rectification et d'oubli. La collecte des données doit se faire en fonction du besoin et de l'usage réel que l'entreprise doit clairement expliciter, depuis le processus de création jusqu'à la suppression des données collectées, pour limiter la conservation et préserver l'intégrité et la confidentialité des informations. Bien entendu, ces exigences sont prioritairement ciblées à l'utilisation informatiques de ces données pouvant circuler sur le web et les réseaux sociaux.

Tout d'abord, il faut noter que le site Internet de Forme et Loisirs Exincourt ne contient pas de données personnelles de nos adhérents hormis celles des membres du bureau ou d'acteurs impliqués dans diverses activités du club, dont la communication est nécessaire pour la bonne marche de l'organisation.

Pour réaliser le suivi de ses adhésions, fabriquer ses cartes annuelles d'adhérents et être en mesure de pouvoir communiquer rapidement avec tous les membres de l'association, Forme et Loisirs Exincourt constitue chaque saison un seul fichier Excel nommé "Inscriptions 20xx-20xx Vx" regroupant tous les éléments nécessaires au suivi du fonctionnement de son association. Dans ce fichier sont relevés les éléments suivants : Nom, Prénom, Type de Gym, Adresse complète, Téléphone fixe et portable, date de naissance, adresse mail, date du certificat médical, photo nécessaire à la réalisation de la carte d'adhérent, le suivi du paiement. C'est lors de l'établissement de la carte d'adhérent que Forme et Loisirs Exincourt enregistre les données personnelles écrites sur la feuille d'inscription dûment remplie et signée par la personne souhaitant adhérer à l'association.

Pour répondre aux exigences fiscales relatives aux fonctionnements des associations, ces informations sont conservées sur une période de quatre années (la saison en cours et les trois saisons antérieures). Au-delà de cette durée, toutes les données sont détruites, qu'elles soient sous forme papier ou numériques. A noter que cela répond également à l'exigence de conservation des certificats médicaux étendus à trois années.

A noter que le fichier des inscriptions n'est consultable que par les membres du bureau de l'association. Pour des raisons de commodité d'usage, une seule version dite de référence est publiée sur le serveur sécurisé OneDrive de Microsoft. Elle n'est accessible qu'aux membres du club disposant du lien d'accès associé à un mot de passe de consultation. Des copies informatiques du fichier peuvent être présentes sur les PC des membres du bureau de l'association ayant à produire un travail à partir de ces données : fabrication des cartes d'adhérents, comptabilité, statistiques…

Des éditions papiers du fichier peuvent être réalisées à destination des membres du bureau selon les besoins, par exemple pour l'organisation de l'Assemblée Générale. Dans ce cas, seuls les champs nécessaires à l'activité à réaliser sont imprimés.

Forme et Loisirs Exincourt peut être amener à communiquer par mails avec ses adhérents notamment pour diffuser des informations ou des renseignements importants sur le fonctionnement de l'association. Les adresses des adhérents de la saison en cours, voire de la saison précédente si nécessaire, peuvent être utilisées.

Comme noter dans le paragraphe 2 de ce document, en émargeant sa fiche d'inscription, le candidat adhérent certifie qu'il a pris connaissance du règlement intérieur de notre association et qu'il s'engage à le respecter. Ainsi avec cette signature, l'adhérent confirme sa prise de connaissance et son acceptation des modalités d'application de la "Protection des Données Personnelles" au sein de notre club.

Jean-Claude : "Maintenant, je vais soumettre ce document à votre approbation.

Qui est contre ? Personne ; Qui s'abstient ? Personne ; Le projet de modification de la gestion documentaire et les évolutions résultantes sont adoptés à la majorité.

Le document est maintenant ratifié par les responsables du bureau.

7. Réponses aux questions posées par écrit (Jean-Claude)

Jean-Claude : "Ce point est non traité, car aucune question n'a été transmise au bureau avant la date limite du mardi 26 mars 2019 minuit. Passons au point suivant.

8. Réponses aux questions éventuelles du public (Jean-Claude + bureau + autres éventuellement)

Jean-Claude : "Nous arrivons au moment où nous vous passons la parole à l'assemblée pour poser d'éventuelles questions. A vous donc." Pas de question. Point suivant.

9. Parole à la municipalité

Françoise : "Maintenant, je passe la parole à monsieur le maire et à son adjoint."

La parole est à monsieur Jean Cuynet maire d’Exincourt :

"Avant toute chose, je tiens à vous remercier pour votre invitation. C'est pour moi toujours un plaisir de participer à cette assemblée générale devant un public aussi nombreux. Il est vraiment important que le Quorum soit atteint en début de réunion. C'est une marque de soutien pour les dirigeants d'une association qui ont préparé l'assemblée.

Je veux aussi adresser pour ma reconnaissance au bénévole qui s'investissent dans l'association. Et c'est ainsi que cela a été pour moi un vrai plaisir de remettre la médaille d'honneur de la ville à Françoise pour la remercier de son grand engagement et son long dévouement dans le paysage associatif exincourtois.

Je tiens à féliciter les animatrices qui assurent les cours de gym. J'ai été impressionné par le passage de la vidéo présentant le réalisé des cours où j'ai pu constater que "ça bouge" dans le club. Bravo.

J'ai bien compris que le club avait des difficultés financières. C'est un sujet que la municipalité connait bien car la réalisation du budget de la ville devient un véritable casse-tête pour nous, avec les importantes baisses de dotations de l'Etat constatées depuis plusieurs années. Effectivement, il est nécessaire d'entreprendre de véritable action d'économie et ce n'est pas facile.

La mairie s'engage auprès des associations pour les aider en leurs prêtant des salles, en leurs permettant d'accéder à des moyens de communication comme le journal municipal "LE LIEN" ou le panneau lumineux, ou de réaliser des photocopies gratuites.

Je suis vraiment ravi d'être avec vous et satisfait ce cette réunion."

La parole est à monsieur Louis Baudrey adjoint aux sports :

"Je vais être bref. Je souhaite un bon anniversaire à Forme et Loisirs Exincourt à l'occasion de ces 25 ans. Longue vie au club."

Françoise :

"S'il n'y a plus de question, il est 21H et je déclare la clôture de l'Assemblée Générale Forme et Loisirs Exincourt 2019."

Et nous pouvons passer au pot de l'amitié. La soirée s'est terminée vers 22H.

Ce compte-rendu de l'assemblée générale 2019 est ratifié le 8 avril 2019 par Françoise Palazzini Présidente